7 conseils pour bien réussir un mail d’approche

Nous avons abordé les 7 phases à respecter pour faire un bon sourcing. Le sourcing est le fondement d’un bon recrutement. Contact

Mais pas la seule condition.

Intéressons-nous aujourd’hui à la 6ème phase du sourcing, qui consiste à contacter les meilleurs talents. Petit rappel, les cinq premiers paliers du sourcing sont :

  1. Identifier le besoin,
  2. Définir le profil,
  3. Organiser les recherches,
  4. Rédiger & diffuser,
  5. Chercher.

Il est nécessaire de prendre du temps pour compléter efficacement les premières phases du sourcing. Par la suite, la prise de contact avec les profils sélectionnés doit être efficace pour valider ces efforts.

Les profils les plus intéressants sont courtisés plusieurs fois par jour par e-mail. Comment rédiger un message percutant qui les incitera à vous répondre ?

Pour contacter vos candidats potentiels, privilégiez les e-mails ou les messages directs sur les réseaux sociaux. Si vous contactez une personne déjà en poste, un appel téléphonique est plus intrusif et dérangeant qu’un message écrit. Prenez du temps pour rédiger votre message.

Voici quelques règles importantes à respecter pour entrer en contact efficacement avec les talents qui vous intéressent.

Mettez-y les formes

Adressez-vous à la personne comme si vous la croisiez dans la rue. Ne lui sautez pas dessus tout de suite en lui demandant si elle est intéressée par votre offre.

Il faut d’abord mettre en place un dialogue, tout en restant humain. N’employez pas un discours préparé à l’avance et que vous ressortez quel que soit le candidat auquel vous vous adressez.

Un bon message est un message qui attise la curiosité du lecteur. S’il se sent oppressé par une approche trop insistante, le message n’aura aucun impact. En revanche, s’il veut en savoir plus, c’est déjà une première étape qui est franchie.

Pour un message percutant, allez droit au but, sans passer par quatre chemins. Attention aux répétitions et aux confusions, pour un message plus clair et cohérent.

En moyenne, votre email doit se construire autour des cinq thèmes clés que nous verrons après l’objet du mail. Ces thèmes sont composés d’une ou deux phrases de synthèse. Aérer le texte en sautant une ligne entre chaque paragraphe participe également à une bonne clarté. Enfin, et même si c’est évident, bannir à tout prix le langage familier et les fautes d’orthographe.

L’objet du mail de contact

Maintenant que vous avons vu la perception globale de votre message, rentrons dans le vif du sujet.

Cela peut sembler anodin, voire superflu. Un internaute français reçoit en moyenne 39 e-mails par jour. Vous comprenez alors que si l’objet de votre mail n’est pas percutant, il tombera aux oubliettes.

Il doit être à la fois clair et complet. En particulier, lorsque l’on s’adresse à une personne qui est déjà en poste dans une autre entreprise. Les internautes sont énormément contactés par mail, ils ont l’habitude de faire un tri rapide et efficace et sont attirés par les choses nettes et précises.

Une étude a montré qu’un objet composé de 6 à 10 mots découle sur un taux d’ouverture de 21%, alors qu’il n’est que de 14% pour un objet composé de plus de 10 mots. De plus, les smartphones, de plus en plus utilisés pour la gestion des boîtes mails, affichent mal les objets longs.

Voici deux exemples :

  • « Pierre, votre futur job de développeur web est ici ! – Yatedo ».
  • « Pierre, vos compétences de développeur web nous intéressent – Yatedo »

Présentez-vous

La personne qui reçoit un e-mail doit tout de suite comprendre à qui elle a affaire.

Commencez par donner votre nom et décrivez en quelques mots votre fonction au sein de la société que vous représentez. Cet élément rassure la personne contactée, et vous donne une légitimité. Si vous avez plusieurs fonctions, mentionnez simplement la plus importante pour ne pas alourdir le message.

Dans un désir de transparence, indiquez à la personne que vous contactez par quel biais vous avez trouvé son profil (Réseaux Sociaux, connaissance commune, Yatedo Talent).

Votre présentation permet également au lecteur d’évaluer l’intérêt qu’il va accorder votre message.

Mail contact Yatedo

Relevez une de ses compétences

Analysez le profil du candidat pour en ressortir des détails importants. Cette analyse vous permettra ensuite de personnaliser votre e-mail. En faisant cela, vous montrez au candidat que vous vous intéressez sérieusement à son profil.

Prenons le cas du développeur web. Dans cet article nous avons vu que, bien souvent, c’était un passionné. Il faut cibler une information intéressante dans ce profil et la mettre en avant.

Si le candidat a décidé de préciser cette information dans son CV, c’est qu’elle lui tient à cœur.

Exemple : « J’ai vu que vous participiez à différents projets sur la plateforme Ghithub, vos contributions démontrent des connaissances approfondies en PHP… ».

Créez un échange

Dès le premier mail de contact, une dynamique d’échange doit s’installer. Vous devez toujours avoir dans un coin de votre tête l’étape qui suit.

Le premier objectif est d’abord d’échanger avec la personne pour en apprendre davantage sur son profil, ses attentes, ses objectifs. Commencez par collecter toutes les informations complémentaires et les analyser.

Montrez lui votre intérêt, sans pour autant lui poser une multitude de questions qui couperaient court à un échange entre vous.

Pour appuyer vos propos, proposez-lui une date d’entretien (face à face, téléphone, skype)  et ce que vous attendez de cette entrevue.

Une proposition de rencontre dès la première prise de contact est un signe fort pour faire comprendre à la personne avec qui vous échangez que vous avez des projets pour elle.

Mais l’échange, ça fonctionne dans les deux sens. Si vous voulez des réponses, vous devez apporter quelque chose à la personne.

N’arrivez pas les mains dans les poches

En particulier si le talent que vous chassez est déjà en poste. Tentez-le, sinon vous n’avez aucune chance.

La traditionnelle « opportunité professionnelle » seule ne suffira pas.  Il ne faut pas non plus se limiter à un simple titre de poste.

Mettez en avant un environnement de travail, des perspectives d’évolution et des défis à relever. C’est un avant goût, les détails seront donnés plus tard, mais il est nécessaire de les évoquer.

La vision d’entreprise est aussi un facteur non négligeable. Elle donne des indications sur son évolution future.

Démarquez-vous si vous voulez que l’on vous remarque !

Soigner la conclusion

Cela semble évident, mais c’est important de le rappeler.

La personne contactée doit comprendre que la porte est ouverte à une discussion en cas de zones d’ombres. Montrez-vous disponible pour elle si vous voulez qu’elle le soit pour vous.

Laissez lui l’opportunité de vous contacter après la lecture du message. Ne vous contentez pas juste de votre mail ou de votre numéro de téléphone, fournissez-lui les deux ! Il sera alors libre de choisir le moyen de communication qu’il affectionne le plus.

La prise de contact est une étape à la fois délicate et cruciale. Il faut trouver le juste milieu, entre une approche trop agressive et trop passive.

Adopter un message clair, percutant et susciter, chez la personne contactée, l’envie d’échanger avec vous requiert une réflexion approfondie. Chaque situation est différente, le discours est à adapter.

Et vous, chers recruteurs, quelles astuces appliquez-vous pour réussir une bonne approche ?

N’hésitez pas à nous apporter vos expériences dans les commentaires de l’article.